Planung

Ein Team zu haben ist schön und gut, aber woher wissen, wer und was eigentlich wann gebraucht wird? Im Zuge der Weiterentwicklung einer Idee werden die Schritte, die für die Umsetzung nötig sind, immer wieder aufs Neue angerissen. Einzelne Elemente kommen bei der Frage nach dem Team bzw. in Gesprächen mit dem Team auf; andere wiederum ergeben sich aus den Zielen oder stehen bereits bei den Methoden der Umsetzung fest. Damit das Projekt umgesetzt werden kann, gilt es, all diese Schritte zu greifen, herunter zu brechen und zu sortieren. Das ist die trockenste und zugleich verantwortungsvollste Aufgabe bei der Projektorganisation.

Projektplan

Der Projektplan ist das Ergebnis der Strukturierung aller Aufgaben. Je nach Komplexität des Projekts umfasst der Plan die Aufgabenbezeichnung, die zuständigen Teammitglieder zur Aufgabe und deren Deadline sowie Meilensteine. Sind Projektideen doch etwas größer angelegt, wird der Plan durch Informationen wie Dauer, frühester und spätester Anfangs- und Endtermin, Vorgänger, Nachfolger (Welche Aufgabe muss vorher/nachher erledigt sein/werden?) und Ressourcen ergänzt.

Es gibt keine Standards für einen Projektplan. In der Regel wird Excel genutzt und bei komplexeren Projekten auch die Freeware GANTT-Project oder das bekanntere Microsoft Project.

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Projektplan (andere Variante) | PDF

Aufgaben (Arbeitspakete)

Eine Herausforderung bei der Projektplanung ist es, Aufgaben so zu formulieren, dass jeder im Team weiß, was diese jeweils bedeuten. Außerdem sollten Aufgaben nicht zu allgemein und nicht zu detailliert beschrieben sein. Komplexe Aufgaben sind von Anderen schwer greifbar; sehr detaillierte Aufgaben zu formulieren bedeutet, dass unendlich viele Aufgaben im Plan stehen und man schnell die Übersicht verliert.

Der Königsweg liegt hier in der Struktur: Aufgabenbereiche sollten erstellt und kleinere Aufgaben diesen zugeordnet werden. Dazu eignet sich auch eine Mindmap. Die kleineren Aufgaben sollten erneut Schritte umfassen, die zur Aufgabe gehören. Diese Schritte können z.B. in ein Bemerkungsfeld zur Erklärung gepackt werden. Wichtig ist, nicht zu vergessen, dass alle Aufgaben von allen verstanden werden können – auch von neuen und unerfahrenen Teammitgliedern!

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Hilfestellung, Aufgaben (Arbeitspakete) zu finden und zu ordnen (nur zur Ansicht)
Struktur für Ziele und Arbeitspakete | PDF

Meilensteine

Ein Meilenstein ist ein wichtiger Punkt im Projektplan. Oft sind Meilensteine Aufgaben oder Ergebnisse, an denen klar ist, dass es für das Projekt kein zurück mehr gibt (auch »Point of no return« genannt). Besonders wichtige Punkte im Projekt werden als Meilensteine bezeichnet und besonders hervorgehoben. Um die Erfüllung der Meilensteine kümmert sich meist die Projektleitung oder eine der verantwortungsvollsten Personen im Team.

 
Deadlines

Mit der berühmten toten Linie wird das späteste Ende einer Aufgabe gekennzeichnet. Jede Aufgabe braucht und bekommt eine Deadline. Auch Deadlines sollten in der Regel ein paar Tage Pufferzeit haben, aber nicht so viel, dass die Überschreitung von Deadlines zum Alltag wird. Die Planung von Deadlines geschieht in der Regel rückwärts. Da ist der Beginn der Ausstellung beispielsweise maßgebend für den Versand der Pressemitteilung und den Druck der Flyer; diese Termine wiederum sind maßgebend für die inhaltliche Zuarbeit und deren Gestaltung und wiederum maßgebend für die Programmplanung usw. Auch wenn es nicht von Anfang an abschätzbar ist, muss jede Aufgabe eine konkretes Datum als Deadline haben.

 
Verantwortlichkeiten

Jede Aufgabe braucht mindestens einen Verantwortlichen aus dem Team. Eine Faustregel sagt: Gibt es keinen, der die Verantwortung trägt, wird die Aufgabe nicht erledigt. Die Verantwortlichkeiten sollten je nach Know-How, Interesse und Können verteilt werden – am einfachsten und sinnvollsten ist es, wenn sich jeder im Team selbst eine Aufgabe und einen Schwerpunkt sucht.

 
Aufgaben bearbeiten

Die größte Hürde der Projektarbeit ist der Start. Etwas beginnen, zum ersten Mal durchdenken und besprechen. Und dann: Die ersten Telefonate mit Partnern – wichtige Telefonate, die den weiteren Verlauf des Projekts beeinflussen. Aber wer nicht wagt, der nicht gewinnt und wer nicht anfängt, schafft es am Ende nicht.

Das Herunterbrechen der Aufgabe ist ein wichtiger Tipp an dieser Stelle: Jede Aufgabe in die kleinsten Schritte aufzuteilen und diese mit seinem Kalender, seinem Notizbuch, seinem Rechner, ja seinem Alltag zu synchronisieren, bietet meist die größte Chance, Aufgaben angemessen zu erledigen.