Nachbearbeitung

Ist die Zeitung erst herausgegeben oder die CD veröffentlicht, dann ist endlich alles geschafft und das Projekt vorbei. Das denken viele. Doch jedes Projekt hat einen Zeitraum zur Nachbereitung. Wie sonst können die ausgegebenen Gelder gerechtfertigt und das Projekt für die Zukunft verbessert werden? Wäre es nicht schön, wenn mehr Menschen als die Lesenden oder Käuferinnen und Käufer von dem Projekt erfahren? Auch dazu dient die Nachbereitungsphase, in der das Projekt dokumentiert werden sollte. Grundlegend kann gesagt werden: Ganz ohne Nachbereitung geht es nicht. Und die funktioniert am Besten, wenn das ganze Team von Anfang an daran denkt und nicht am Ende überrascht ist.

Feedback (nach dem Projekt)

Eine der wichtigsten Methoden, um zu überprüfen, ob das Projekt erfolgreich war und wo die Probleme lagen, ist das Feedback. Hier geben Beteiligte Antwort auf die Fragen, was besonders gut und was nicht so gut gelaufen ist. Durch Fragebögen, aber noch viel besser in einer gemeinsamen Runde in lockerer Atmosphäre können das ganze Team, Partnerinnen, Partner und alle anderen Beteiligten, befragt werden. Sind die Fragen im Vorfeld gut überlegt, kann aus dem Feedback die optimale Essenz gezogen und das Projekt bereits an dieser Stelle für die Zukunft verbessert werden. Feedback dient aber auch dazu, in Punkte des Projekts tiefer einzutauchen, mit denen man während der Durchführung wenig zu tun hatte. So kann ein besseres Verständnis für die Belange und Probleme der anderen Teammitglieder geschaffen werden, was sowohl in die eigene Arbeit als auch in die Zukunft eines jeden Projekts einfließt.

 
Abrechnung

Wird das Projekt gefördert oder von einem Verein bzw. Unternehmen als Träger durchgeführt, ist eine Abrechnung des Projekts notwendig. Bei einer Abrechnung werden alle Belege (Rechnungen, Quittungen etc.) den im Kostenplan aufgestellten Positionen zugeordnet. Dann werden die IST-Ausgaben mit den ursprünglich geplanten Ausgaben (PLAN) verglichen. In der Regel sollten sich die Gesamtausgaben zwischen IST und PLAN nicht unterscheiden. Falls doch, müssen diese Änderungen durch einen entsprechend geänderten Finanzierungsplan ausgeglichen werden.

Förderer und Vereine haben in der Regel Formblätter, Hinweise oder sogar Handbücher zur Abrechnung. Alles in allem ist das nicht so aufwändig, wie es scheint und innerhalb weniger Tage erledigt.

Hinweis: Es ist unbedingt notwendig, ALLE Belege zu sammeln und möglichst während des Durchführungszeitraumes bereits abzuheften. Thermotransfer-Belege (Quittungen, deren Text aufgedampft wird – das sind 95% aller Quittungen) müssen unmittelbar nach Erhalt kopiert werden, da sie sonst ausbleichen und möglicherweise zur Abrechnung unbrauchbar sind.

 
Dokumentation

Was ist während des Projekts passiert? Was war das Besondere? Wie viele Menschen hatten etwas von diesem Projekt? Was hast du / habt ihr die letzten Jahre gemacht? Diese Fragen werden dir immer wieder begegnen. Jeder will das wissen um einschätzen zu können, auf welchem Niveau die Projektarbeit derzeit steht. Eine Projektdokumentation fasst die wichtigsten Eckpunkte, Erkenntnisse und Berichte zusammen. Dies kann als Video oder Audiobeitrag oder in Textform geschehen. Möglich ist auch eine Kombination aus verschiedenen Medien. Die Dokumentation ist der Spiegel des eigenen Projektes nach Außen. Je besser die Dokumentation ist, desto besser ist auch der Eindruck, den Externe von dem Projekt und dessen Organisationsteam bekommen.

Außerdem hilft die Dokumentation bei Folgeprojekten: Hier kann neu zu gewinnenden Partnern, Sponsoren etc. bereits ein erster Eindruck vermittelt werden – die halbe Miete.

Passende Downloads

Ein Muster zum Erstellen des Abschlussberichts nach dem Projekt
Abschlussbericht | PDF

Evaluation

Der wohl komplexeste Bereich in der Projektnachbereitung ist die Evaluation. Hier werden Feedbacks und zentrale Fakten des Projekts erhoben. Es gibt keine Regel, was genau evaluiert werden sollte. Auf der einen Seite bestimmen oft Förderer, was sie erwarten, indem Sie für den Abschlussbericht zentrale Fragestellungen vorgeben. Auf der anderen Seite bestimmt das Projektteam selbst: Was ist wichtig zu wissen für die Zukunft? So z.B. eine Besucherbefragung, wie diese auf das Projekt aufmerksam geworden sind, um die Marketingmaßnahmen verbessern zu können.

Auch wenn Evaluation ziemlich trocken ist, erspart eine gut durchgeführte Evaluation während des Projekts sehr viele zukünftige Fragen und damit vermutlich viel Zeit und Geld. Da sich die Initiatorinnen und Initiatoren des Projekts zentrale Fragen zur Evaluation selbst ausdenken und auch Methoden der Erhebung selbst festgelegt werden können, kann das sogar großen Spaß machen!